Снижаем расходы на связь: рекомендации по сокращению затрат на офисную телефонию. Сокращение расходов на связь: как оптимизировать настройкой голосового меню Где можно подключить IP-телефонию и тем самым сократить расходы компании на связь

Возможности АТС Panasonic позволяют сокращать расходы на телефонную связь

Расходы на связь у компаний разных сфер и отраслей существенно отличаются, но можно смело заявить, что используя заложенный в современных АТС потенциал, сокращения расходов на связь можно добиться в любой сфере деятельности предприятия. В современных телефонных станциях Panasonic присутствуют все функции и возможности для этого.

Сначала необходимо провести анализ расходов на связь и выявить наиболее значительные затраты. В зависимости от рода деятельности предприятия, у одних максимальные расходы приходятся на мобильную связь, у других – на междугороднюю, вариантов много. После результатов проведенного анализа можно принимать решение о том, какие функции телефонной станции целесообразно использовать для снижения уровня затрат.

Каждый случай уникален и это неоспоримый факт, но в целом пути решения задачи по сокращению расходов, связанных с телефонной связью можно систематизировать таким образом:

Сокращение расходов в компаниях со значительными затратами на междугородние или международные звонки из офиса:

1. Для всех типов предприятий, имеющих большую затратную часть на дальнюю связь, хорошим эффектом послужит заключение договоров с несколькими традиционными операторами, предоставляющими услуги междугородней и международной связи с целью снижения цен за счет конкуренции. Самое выгодное соединение будет выбираться телефонной станцией Panasonic автоматически, если настроить функцию «автоматическое распределение вызовов по наименьшей стоимости».
2. Предприятиям, имеющим в своем штате удаленных сотрудников, работающих в территориально отдаленных филиалах, или постоянных контрагентов, результативным решением будет организация корпоративной телекоммуникационной сети связи, используя АТС, IP телефоны и шлюзы.
3. Предприятиям, часто осуществляющим международные или междугородние звонки различным абонентам, будет целесообразно подключить телефонную станцию к разным операторам IP телефонии, чтобы совершать звонки для каждой страны (города) по самому выгодному тарифу, не задумываясь над этим. В пример можно привести АТС Panasonic KX-TDE, которую можно подключить к 16 SIP-операторам одновременно и предприятие получит возможность выбора:

• совершать дальние звонки с помощью SIP, а местные с помощью ISDN или аналоговых линий
• выбирать для дальних звонков самые выгодные среди SIP операторов тарифы

Сокращение расходов в компаниях, максимальная затратная часть которых распределяется на местную связь фиксированными платежами.

1. Снижения затратной части на местную и фиксированную связь можно достичь с помощью правильной Panasonic и корректного использования тарифных планов нескольких операторов связи. К примеру, если у организации есть несколько аналоговых линий, где абонентская плата фиксирована, а количество исходящих минут лимитировано, АТС нужно настраивать так, чтобы исходящие звонки были распределены равномерно по времени, а после того, как лимит бесплатных минут будет выговорен, вызовы перенаправлялись на другого оператора, чьи услуги более дешевы.
2. Ограничить затраты на исходящую связь, но при этом сохранить эффективность компании можно, правильно настроив для сотрудников систему распределения и ограничения вызовов. Например, ввести запрет (полный или частичный) на исходящую связь после завершения рабочего времени.
3. Для крупного предприятия, имеющего в своем распоряжении офисы или склады, целесообразно строительство корпоративной сети связи, даже если все помещения находятся в одной тарифной зоне. Подобные меры не только позволят экономить на звонках из офиса в офис, но и повысят результативность работы организации, а также помогут пользоваться имеющимися ресурсами гибче.

Сокращение расходов в компаниях, максимальную часть которых составляет мобильная связь сотрудников:

1. АТС Panasonic имеет встроенную функцию «мобильная интеграция», которую можно воспользоваться в целях сокращения расходов. Она позволяет делать звонки через АТС Panasonic с помощью дешевых корпоративных тарифных планов, благодаря чему мобильный абонент платит оператору только за звонок в офис, а звонок по межгороду оператору оплачивает организация. Это значительно дешевле, чем дальние звонки с мобильных телефонов.
2. Использование корпоративных тарифов обеспечивают экономию на связи как при пользовании GSM шлюзами, так и без них.
3. Достичь сокращения затрат в десятки раз возможно тем компаниям, которые совершают звонки по международной и междугородней связи с мобильных телефонов, если сочетать описанные выше методы и использование GSM-шлюзов. В этом случае вы оплачиваете только стоимость вызова с мобильного на мобильный телефон (GSM-шлюз), что во многих тарифах составляет 0 рублей за минуту и оптимизированную цену междугородней/международной связи из офиса, которая часто тоже бесплатна. Приведем пример: предприятие, имеющее постоянного клиента во Владивостоке отдаст за десятиминутный звонок, совершенный с мобильного телефона, около трехсот рублей. Если же сделать этот звонок через офисную АТС Panasonic с правильными настройками, стоимость звонка составит около десяти рублей.
4. У ряда организаций есть вероятность не платить операторам мобильной связи вообще. Такая возможность достигается с помощью функции IP-связи с мобильных телефонов. Сотрудник, находясь в зоне действия WiFi, свой мобильный телефон использует как внутренний телефон АТС Panasonic. Таким образом, все звонки между офисными работниками совершаются с использованием коротких внутренних номеров, а все внешние звонки совершаются так же, как из офиса. При всем этом, сотрудник может переключаться во время разговора на все доступные функции мобильной связи.
5. Использование GSM-шлюзов – устройств, которые обеспечивают телефонным станциям вход в мобильную среду оператора – так же помогает значительно снизить затраты на телефонную связь.

• В случае пользования правильно настроенной АТС Panasonic с GSM шлюзом, достигается существенное сокращение затрат, так как телефонная станция определяет самый экономный маршрут и посылает вызов либо через GSM-шлюз, либо через обычные линии связи.
• Сотрудникам, звонящим в офис, GSM-шлюз дает возможность ощутить преимущества мобильной интеграции или вызвать нужного абонента по очень низким тарифным планам.

Вот лишь некоторые из них:

1. Смс - сообщения можно отправлять из сети Интернет. Возможностей для этого
множество (официальные сайты телефонных сетей, а также большое количество
смс-программ, предлагающих данные услуги безвозмездно).

2. Если на данный момент у Вас нет возможности выйти в Интернет с компьютера,
Вы можете через скачанные заранее программы Mailagent или Icq, QIP отправить
сообщение на мобильный или клиентам этих программ. Кстати, общение через
«аську» (icq) с мобильного, оказывается самым выгодным и требует затрат лишь на
трафик Интернет.

3. Быть в курсе новостей своей телефонной сети. Телефонные компании постоянно
проводят акции, меняют тарифы. Для этого Вам достаточно заходить на сайт
компании, в которой Вы обслуживаетесь, или подписаться на рассылку о новостях и
акциях. Данная рассылка также бесплатна. Подключая всевозможные услуги, Вы
можете сократить свои расходы в несколько раз.

4. В крайних случаях, Вы также можете воспользоваться услугами: «Перезвони
мне», «Доверительный платеж», «Просьба пополнить счет».

5. Заказывайте периодически детализацию своего счета! Или просто звоните своему
оператору и уточняйте, какие услуги подключены на Ваш номер, есть ли у Вас
ежедневные/ежемесячные списания со счета. Я, например, была удивлена, когда
оператор напомнил мне, что у меня подключена услуга (по-моему, это был
«Домашний регион», т.е. нужен он был только летом!, а деньги списывали
ежедневно). Возможно, узнаете много нового для себя!

6. Иногда бывает дешевле позвонить на мобильный с городского телефона.

Почему нельзя привести сразу полный список постоянных способов?! Да потому что
сотовые компании устраивают дополнительные акции и предлагают новые услуги и
посезонно, и ежемесячно и т.п. Остается лишь посоветовать тем, кто
действительно хочет пользоваться всеми скидками на телефонную связь, быть
всегда в курсе! Как говорится, под лежачий камень вода не течет.

Кстати, некоторые компании даже проводят акции по зарабатыванию денег на свой
счет!

Часто учет мобильной связи в компаниях сводится к тому, что сотрудникам назначается определенный лимит расходования, а сумма превышения удерживается из зарплаты. По словам Алексея Уколова, коммерческого директора сервиса Tarifer.ru, помогающего определить оптимальный тариф, такой подход может навредить бизнесу: потратив все деньги на личные звонки, сотрудник начинает экономить на телефонных переговорах с клиентами . А иногда просто невозможно отследить, сколько было потрачено на связь по каждому номеру. Уколов приводит такой пример: в стандартной корпоративной PDF-детализации от «Билайна», чтобы вычислить сумму расходов по конкретному номеру, необходимо сложить итоги из шести разделов, добавить НДС и еще 1,2% («надбавка за услуги связи»).

Как сокращать затраты без ущерба для бизнеса?

Выбор тарифа

Сергей Мерзликин, начальник ИТ-отдела компании «Конверсия-Жилье» , производящей стройматериалы, рекомендует начать сокращение расходов с периодического изучения тарифов оператора и выбора оптимальных вариантов для сотрудников. Для этого надо хотя бы раз в год составлять таблицу потребления услуг по каждому номеру за несколько месяцев. Затем вычисляются затраты на эти услуги по нескольким тарифным планам — упрощенные формулы расчета можно составить самостоятельно. Такой расчет позволяет оценить общую картину и выбрать оптимальный тариф. Сами сотрудники обычно либо не могут контролировать расходы (не получают детализацию расходов), либо ленятся это делать.

При расходах компании на мобильную связь от 500 000 рублей в месяц точно нужно вести переговоры с провайдерами о получении корпоративных скидок.

Система лимитов

Во владимирской инженерно-технологической фирме «Системы и технологии» больше двухсот сотрудников, многие часто в командировках по России и за границей. Мобильной связью приходится пользоваться много, и когда количество рабочих номеров превысило полсотни, потребовалось по-новому наладить финансовый и организационный учет расходов. Сократить затраты на связь почти на треть позволила система лимитов и отчетности сотрудников за их превышение. Теперь всегда можно сказать, сколько было потрачено на рабочие, а сколько на личные разговоры. С ростом количества используемых SIM-карт у оператора удалось получить хорошие скидки, что позволило сократить не только корпоративные расходы, но и сделать личную связь выгоднее для сотрудников.

Упростить работу по сокращению расходов помогла специальная программа — анализатор счета. Она автоматически составляет отчет для сотрудника (сами звонки и стоимость, превышение лимита) и отчет для администрации (общие расходы на связь по подразделениям и сотрудникам). Для разных групп сотрудников могут быть заданы десятки разных лимитов. Например, лимит месячных расходов может выглядеть так: 500 рублей на местные звонки, 300 рублей на межгород, 100 рублей на мобильный интернет, роуминг запрещен, 20 SMS. Любое превышение из этого списка оплатит сам сотрудник.

Разделение номеров на личные и служебные

Начальник ИТ-департамента «Систем и технологий» Андрей Комиссаров говорит, что выбор тарифа для сотрудника зависит от его категории — отдел маркетинга больше использует сотовую связь, а водители меньше. Каждый сотрудник заполнил заявление и знает, что за превышение лимита придется написать объяснительную, иначе сумма автоматически вычитается из зарплаты, все расходы по неслужебным номерам также оплачиваются самостоятельно. После получения отчетов из сотовой компании программа автоматически рассылает по электронным адресам детальный отчет, причем разделение на личные и служебные номера уже хранится в самой программе. У сотрудников есть две недели, чтобы предоставить отчеты о превышении лимитов в финансовую службу и заявить новые служебные номера, разговоры по которым не будут вычтены из зарплаты. Вместе с объяснительными документами стандартный табличный документ Excel с отчетом о превышении лимитов поступает финансовому директору и далее в бухгалтерию. Примерно раз в квартал лимиты сотрудников могут быть пересмотрены.

Налоговая экономия на телефонных разговорах

Существуют программы, которые решают задачу учета детализаций . Информация от оператора загружается в систему, что позволяет построить статистические и аналитические отчеты для наглядного мониторинга расходов. С использованием такой программы можно настроить более сложные правила разделения расходов между компанией и сотрудником, чем просто лимит. Самый понятный пример — введение списка служебных номеров, звонки на которые оплачиваются работодателем. Этот список можно ежемесячно уточнять и дополнять, что также позволяет содержать в актуальном состоянии телефонную книгу контрагентов, с которыми общаются сотрудники . Еще одно применение списка служебных номеров — это возможность обосновывать в налоговой инспекции списание на затраты всех расходов на служебные звонки . Мало кто пока применяет это на практике именно из-за того, что необходимо подготовить отчеты для налоговой, а вручную это сделать невозможно. Софт этот процесс автоматизирует.

Компьютерные программы отчетности

Многие опрошенные эксперты из компаний, которым уже удалось сократить расходы на связь, рекомендуют обязательно внедрять специальное программное обеспечение — анализатор счета. Он помогает автоматизировать процесс отчетности по затратам на связь для бухгалтерии и ответственного за мобильную связь. Сотрудникам с такой программой легче разобраться в своих расходах и снизить их. Компании же софт позволяет не оплачивать личные переговоры персонала и экономить на налогах.

Вот несколько примеров софта для оптимизации расходов на связь.

Единственное решение, которое предлагает сам оператор. Разработки МТС и «МегаФона» пока не распространены. Внешний вид программы простой и понятный, ведь его разрабатывали маркетинговые специалисты «Билайна». Просто интегрируется с программами 1С для расчета зарплаты и бухучета, а для бухгалтера работа осуществляется внутри привычных окон 1С.

Цены: если у компании на счету до 50 номеров, обслуживание обойдется в 1000 рублей, более 300 — в 8000 рублей в месяц. Первый месяц работы бесплатно.

Единственная программа с функцией подбора выгодного тарифа для сотрудников.

Цены: Небольшие компании могут оплачивать использование ежемесячно — цена до 2500 рублей. Альтернатива — единовременный платеж за лицензию, в этом случае каждые 50 номеров обойдутся примерно в 7000 рублей. Версия программы с подбором тарифов стоит примерно вдвое дороже. Первый месяц — бесплатно.

Собственная разработка небольшой компании.

Цены: установка на один компьютер стоит около 3000 рублей, любые последующие обновления бесплатны. Дополнительные работы по настройке — до 20 000 рублей. Демо-версия для 10 номеров — бесплатно.

Простая интеграция в систему электронного документооборота на базе SharePoint является преимуществом этой программы. Просто установить ее нельзя, требуется полноценное внедрение от системного интегратора.

Цены : от 1 млн рублей плюс затраты на любые доработки.

Компания «СарИнтел» предлагает телефонное решение, которое позволит сократить ежемесячные затраты на мобильные, областные и междугородние звонки на 50% и более.

При этом:
С существующим оператором договор расторгать не нужно, он остается.
Ваши номера телефонов остаются.
Просто старый оператор перестанет выставлять счета за исходящие звонки. Он останется для входящих звонков и в качестве резервного.

Сравнительная таблица тарифов. Руб./мин. с НДС.

Если затраты на связь велики, то можно подключить еще более низкие тарифы, вплоть до 25 копеек/минута по всей России, а на мобильные внутри сети одного или нескольких сотовых операторов бесплатно.

За счет чего возникает такое существенное снижение затрат?

Механизм снижения затрат.

Тарифы операторов проводной телефонии и операторов ip (sip) телефонии остались на прежнем уровне. А именно:

• При звонке на саратовские мобильные тариф проводных операторов 1,77 руб./минута, у операторов ip-телефонии 1,50-1,70 руб./минута.
• При звонке на междугородние направления тариф проводных операторов 2-3-4 руб./минута, у операторов ip-телефонии в среднем на большинство направлений Европейской части России и Урала — 1,50 руб./минута.

На этом фоне начиная с весны 2016 года у операторов мобильной связи тарифы при звонках на все номера России (кроме Крыма) упали до феноменально низкого уровня. Звонки могут обходиться по цене 50 копеек/минута. Есть варианты совершения звонков по 25 копеек/минута. Подробнее про эти тарифы у каждого сотового оператора смотрите по ссылкам , Причем особенно интересные тарифные планы у Мегафон и Теле2.

Нюанс всех этих «вкусных» тарифов в том, что это пакетные тарифы. Т.е. за абонентскую плату 250 руб. дается, например 500 минут по всей России на всех операторов кроме МегаФон, а на номера МегаФон безлимитно и бесплатно. Вот и получается, что без учета бесплатных звонков на Мегафон цена минуты равна 250/500=0,50 руб. С бесплатными звонками получается еще дешевле. Но такая цена достижима, если выговорить пакет минут практически полностью.

Рассмотрим пример. Компания пользуется ip-телефонией. Офисная АТС. Месячный затраты на связь 3000 руб. Около 1500 минут. В штате 15 сотрудников, каждый из которых звонит 50-200 минут в месяц.

Если каждому из 15-ти сотрудников дать служебную симкарту с абонплатной 250 руб. в месяц и пакетом 500 минут, то экономии никакой не получается 15*250=3750 руб. Наоборот дороже, при этом пакеты минут на симках используются на 20-40%.

Вот тут-то и приходит решение от компании СарИнтел — сервер телефонии, установленный в офисе компании. К нему через можно подключить например 2 sim-карты. Одна за 250 руб. с пакетом 500 минут. Вторая за 410 руб. с пакетом 1000 минут. См. тарифы . Через голосовой шлюз и локальную сеть сервер телефонии подключается к Офисной АТС компании. АТС настраивается таким образом, что исходящие звонки с офисных телефонов сотрудников, попадая на АТС, идут не через ip-телефонию, а через порты АТС, куда подключен голосовой шлюз. Головой шлюз передает звонок на сервер телефонии, и далее звонок через usb-модемы совершается через симкарты.

Кроме того, в сервере телефонии включена функция , позволяющая, например, настроить пропорцию исходящих звонков 2/3 через симкарту с пакетом 1000 минут и 1/3 через симкарту с пакетом 500 минут. Сервер может подсчитывать количество израсходованных минут в пакете, а в случае полного использования пакета минут автоматически направлять звонки через другого оператора, например ip-телефонию.

Кстати, помимо симкарт к серверу телефонии выгодно подключить операторов sip-телефонии, которые предлагают действительно интересные тарифы, например бесплатные звонки Предыдущие затраты на местные, мобильные, областные и междугородние звонки — 3000 руб. Затраты после подключения: абонплата за сервер телефонии – 450 руб., стоимость звонков по новым тарифам =250+410=660 руб. Итого 1110 руб. Снижение затрат на 1890 руб. в месяц.

Дополнительные возможности:

Подключив сервер телефонии и снизив затраты на связь, заказчику становятся доступны остальные 5 комплексных услуг. Эти услуги охватывают весь спектр современных потребностей бизнеса в сфере телефонной связи.

Нажимайте на «лепестки цветка», чтобы узнать подробнее.

Использовать свою родную SIM-карту во время пребывания в другой стране, как минимум, глупо. Наши сотовые операторы отличаются удивительной невменяемостью в плане роуминговых тарифов, предлагая нам совершать и принимать звонки по 100 рублей за минуту, и пользоваться Интернетом из расчёта 50 рублей за мегабайт.

Неудивительно, что многие люди предпочитают подключать местную SIM-карту сразу в аэропорту страны назначения. Понятно, что вам не дозвонятся по старому номеру, да и ваше имя уже не будет высвечиваться при звонках на родину, но куда деваться? На самом деле, альтернатива есть, и это не пресловутый Skype.

Сегодня Лайфхакер расскажет вам о приложении Roamer , благодаря которому можно не отказываться от своего привычного номера в роуминге, и при этом разговаривать буквально за копейки.

Подготовка

У нас есть смартфон и родная SIM-карта. Качаем Roamer из Google Play или App Store . Приложение само по себе бесплатное.

Одно небольшое действие нужно будет сделать либо перед погрузкой в самолёт, либо уже после покупки местной SIM-ки за границей.

Чтобы случайно не подарить своему оператору несколько сотен рублей за пару минут разговора в роуминге, рекомендуем после скачивания сразу запустить Roamer и нажать на кнопку «Установить напоминание». Указываем дату и время поездки - буквально за полчаса-час до посадки.

Пока всё. Забываем про приложение и занимаемся подготовкой к путешествию.

Когда наступит заветный час, Roamer оповестит нас о том, что пора позаботиться о своём бюджете на сотовую связь во время нахождения в другой стране.

Запускаем приложение и нажимаем «Регистрация». Указываем свой номер и подтверждаем его валидность кодом, который придёт в виде SMS.

Следующий шаг: парковка номера. При помощи соответствующей кнопки «Запарковать номер» мы устанавливаем переадресацию на сервисный номер Roamer. В самолёте пользоваться сотовым всё равно нельзя, поэтому расслабляемся и отдыхаем. До прибытия на место ничего больше делать не нужно.

Как только мы оказываемся в аэропорту страны назначения, нам нужно приобрести местную SIM-ку с дешёвыми внутренними вызовами и хоть каким-то доступом в Интернет. Вставляем эту карту в смартфон, после чего авторизуем её в Roamer.

Таким образом, мы связали тот сервисный номер, на который выставили переадресацию с родной SIM-ки, с местной SIM-кой. Собственно, на этом настройка сервиса завершена. Уже можно звонить и принимать звонки.

Как работает

Когда ваш друг, родственник, коллега по работе или бизнес-партнёр будет звонить вам, вызов с родного номера будет отправляться в Roamer, а оттуда — на SIM-карту, купленную в стране пребывания.

Исходящие звонки работают по принципу отзвона и требуют наличия кратковременного интернет-соединения: вы выбираете в приложении нужный номер и жмёте «Позвонить», затем вам поступает вызов с Roamer, на который нужно ответить и дождаться соединения с тем, кому вы звонили. При этом у адресата отображается знакомый ему номер, которым вы пользуетесь в родной стране. В данном случае, в дополнение к тарифу Roamer, спишется чуть-чуть трафика с приобретённой на месте SIM-карты за отправку запроса на отзвон.

Где работает

Судя по описанию, Roamer работает в 217 странах мира, а запарковать свой родной номер можно в 54 странах. При этом, жителям России, Украины и нескольких других стран не обязательно даже заблаговременно парковать номер перед отбытием из страны - это можно сделать уже после того, как вы прибыли в страну назначения.

Тарифы и оплата

Тарифы можно посмотреть в приложении. Не нужно быть математиком, чтобы с первого взгляда почувствовать разницу в ценах.

Личный счёт Roamer не связан с балансом на SIM-ке и пополняется отдельно с помощью любой банковской карты, либо через PayPal.

У нас получилось так, что, сразу после начала использования, на счету уже были халявные $0.65.

Местная связь

При звонках внутри страны, в которой вы находитесь, Roamer никак не участвует. То есть, его даже не надо при этом запускать. Концепция сервиса попутно избавляет от лишних трат на Интернет - вы пользуетесь местной SIM-кой со вменяемыми ценами, обычно они раз в 100-200 ниже, чем у вашего сотового оператора по тарифам роуминга - для справки, средняя стоимость 1 мегабайта на местных SIM-ках за границей составляет 30-60 копеек.

Интерфейс

В целом, приложение довольно интуитивное. Весь процесс настройки происходит пошагово, и запутаться тут вряд ли получится. Навигация осуществляется простыми свайпами влево и вправо: отсюда можно быстро попасть к справочнику контактов, истории звонков, а также меню ручного набора номера.

iOS-версия Roamer практически полностью унифицирована с Android и реализует ту же функциональность. Единственное различие в том, что пополнение баланса там происходит через IAP.

Легально ли?

Когда речь идёт о такой разнице в затратах, невольно возникает мысль о легальности разработки. Мы вежливо спросили у разработчика: «А законно ли то, что вы сделали?». В ответ нам сказали, что «Всё легально и получше, чем у Skype или у трэвэл-симов». Говоря проще, завтра этот сервис не забанят и не отключат.