Схема данных аксес. Схема базы данных. Создание связей по простому ключу

СУБД MS Access позволяет строить схему базы данных и автоматически поддерживает первичные и внешние ключи.

Схема базы данных (или просто схема данных ) является графическим образом БД. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Это позволяет Access автоматически использовать связи при конструировании форм, запросов, отчетов. Схема данных отображается в специальном окне Схема данных, где таблицы представлены списками полей , а связи - линиями между полями в связанных таблицах (рис. 3).

Рис. 3. Схема БД Студент

Создать схему данных можно двумя способами.

Первый способ предполагает наличие нормализованных таблиц , связывание которых осуществляется в окне Схема данных. Создание схемы данных начинается с размещения в окне всех таблиц, которые должны быть включены в схему. Далее можно приступать к определению попарных связей между ними.

Устанавливая связи между парой таблиц, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле (ПК в каждой таблице отображается жирным шрифтом), по которому устанавливается связь. Далее при нажатой левой кнопке мыши это поле перетаскивается на соответствующее поле подчиненной таблицы. Если устанавливается связь по составному ключу, то необходимо выделить все поля, входящие в составной ключ главной таблицы, и перетащить их на одно из полей связи в подчиненной таблице.

После установления связи открывается диалоговое окно Изменение связи, в котором для ключевого поля главной таблицы определяется поле связи подчиненной таблицы. Для каждого поля составного ключа главной таблицы связь с полем подчиненной таблицы должна быть установлена отдельной строкой. Кроме того, в окне Изменение связи для каждой связи можно задать параметр Обеспечение целостности данных, после чего устанавливаются опции Каскадное обновление связанных полейи Каскадное удаление связанных записей. При этом Access автоматически установит тип связи 1:М (в схеме обозначается как 1:∞). Если таблицы содержат данные, не отвечающие требованиям целостности, связь 1:М не будет установлена, и Access в этом случае выводит соответствующее сообщение.

Второй способ - получение схемы данных из одной ненормализованной таблицы с помощью Мастера анализа таблиц.

Ненормализованные таблицы содержат поля с повторяющимися значениями. Для таких таблиц расходуется дополнительная память, не может быть обеспечен однократный ввод и корректировка данных в полях с повторяющимися значениями, велика вероятность возникновения ошибок.

С помощью Мастера анализа таблиц Access позволяет автоматически или вручную выполнить анализ таблицы и разделить ее на несколько взаимосвязанных таблиц, в которых данные не будут дублироваться. Для полученных таблиц Мастер анализа таблиц создает схему данных, в которой устанавливаются связи 1:М и определяются параметры обеспечения целостности. После процедуры анализа для исходной таблицы будут получены нормализованные взаимосвязанные таблицы.

Однако Мастер анализа таблиц далеко не во всех случаях может правильно выделить повторяющиеся данные в отдельную таблицу. При работе с Мастером предусматривается интерактивное участие пользователя в корректировке предложений по разделению таблицы.

3. РАБОТА С ДАННЫМИ В ОДИНОЧНЫХ ТАБЛИЦАХ. КОНСТРУИРОВАНИЕ ПРОСТЫХ ЗАПРОСОВ

РЕЖИМЫ РАБОТЫ С ОДИНОЧНЫМИ ТАБЛИЦАМИ

В Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы, режим Конструктора, режим Сводной таблицы и режим Сводной диаграммы.

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в одиночной таблице БД: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т.п.

В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, то есть задаются имена полей, их типы, описание, свойства и другие параметры.

В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления.

Существует также дополнительный режим - Предварительный просмотр, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

3.2 ПОНЯТИЕ ЗАПРОСА В СУБД.
ОСНОВЫ РАЗРАБОТКИ ЗАПРОСОВ

Одним из основных инструментов обработки данных в СУБД являются запросы . Запросы позволяют выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результаты в виде таблицы. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей. Последовательное выполнение ряда запросов дает возможность решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.

Связь между двумя таблицами Access позволяет установить правила взаимодействия между таблицами. Список подстановок можно было организовать и без связи. Но представьте, что вы удалите из таблицы Контакты запись, на которую ссылаются некоторые записи таблицы Список. В такой ситуации останутся описания контактов, фамилии людей в которых потеряны. Наличие правильно организованной связи позволяет избежать подобных неприятностей.

1. Выберите команду Сервис > Схема данных . Откроется окно, схематически изображающее связи базы данных. На рис. 16.11 видно, что линия связи соединяет поля Код_Контакты таблицы Контакты и Контакт таблицы Список.

Примечание Данная связь соединяет ключевое и обычное поля. Это связь типа «один ко многим», когда одной записи таблицы Контакты может соответствовать несколько записей таблицы Список, но не наоборот.

Рис. 16.11. Схема данных Access

Для тренировки давайте удалим связь, а затем создадим ее заново.

2. Щелчком выделите линию связи.

3. Нажмите клавишу Delete. В ответ на появившийся запрос щелкните на кнопке Да. Связь исчезнет.

4. Поместите указатель мыши на пункт Код_Контакты таблицы Контакты.

5. Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Контакт таблицы Список.

6. В открывшемся окне диалога щелкните на кнопке Создать . Связь появится вновь. Чтобы настроить параметры связи, выполните следующие шаги.

7. Дважды щелкните на линии связи. Откроется окно диалога, показанное на рис. 16.12.

Рис. 16.12. Параметры связи

Примечание Если таблицы, между которыми нужно организовать связь, отсутствуют, щелкните в окне Схема данных правой кнопкой мыши и выберите команду Добавить таблицу . В открывшемся окне диалога выделяйте таблицы, которые нужно разместить в окне Схема данных и щелкайте на кнопке Добавить . Получив все необходимые таблицы, закройте окно диалога кнопкой Закрыть .

8. Установите флажок Обеспечение целостности данных . Этот режим не позволит Access оставлять в таблице Список записи, для которых нельзя подобрать запись таблицы Контакты с подходящим значением поля Код_Контакты.

9. Установите флажок Каскадное удаление связанных записей . Теперь при удалении записи таблицы Контакты (то есть удалении информации о конкретном человеке) будут удалены все соответствующие записи таблицы Список (то есть все описания контактов с этим человеком). Если указанный флажок сброшен, удаление тех записей таблицы Контакты, на которые ссылается хотя бы одна запись таблицы Список, запрещено.

Примечание Установка флажка Каскадное обновление связанных полей приведет к тому, что при обновлении поля Код_Контакты таблицы Контакты будут автоматически обновляться одноименные поля в соответствующих записях таблицы Список.

10. Щелкните на кнопке ОК .

11. Закройте окно Схема данных.

12. В окне базы данных дважды щелкните на значке таблицы Контакты. В открывшемся окне таблицы видны небольшие знаки «плюс», расположенные в левой части записей. Их присутствие говорит о наличии связи ключевого поля таблицы с другой таблицей.

13. Щелкните на знаке «плюс» записи для Петра Петрова. Откроется вложенная таблица, содержащая те записи таблицы Список, значение поля Код_Контакты которых равно величине одноименного поля записи для Петра Петрова (рис. 16.13).

Рис. 16.13. Выборка данных из связанной таблицы Access

Примечание При раскрытии фрагмента связанной таблицы знак «плюс» превращается в знак «минус». Чтобы скрыть дополнительную таблицу, щелкните на нем еще раз.

14. Щелкните еще на каком-нибудь знаке «плюс», и вы увидите описание всех контактов с еще одним человеком. Таким образом, с помощью созданной связи вы можете быстро просматривать в окне таблицы Список описания всех контактов с определенным человеком или группой лиц.

Схема данных

При создании реляционной БД в СУБД Access создается схема данных , которая позволяет наглядно отобразить логическую структуру БД: показывает таблицы и связи между ними, к тому же обеспечивает использование установленных в базе связей при выполнении обработки данных.

В схеме данных нормализованной БД, которая основана на отношениях «один-к-одному» и «один-ко-многим» между таблицами, для связей этих таблиц по уникальному индексу главной таблицы или первичному ключу могут быть установлены параметры обеспечения связной целостности .

В процессе поддержания целостности взаимосвязанных данных наличие записи в подчиненной таблице не допускается, если связанная с главной таблицей запись в ней отсутствует. Соответственно, в случае первоначальной загрузки базы данных, при удалении, добавлении и корректировке записей системой допускается выполнение операции лишь в том случае, когда она не нарушает целостность.

Связи, которые определены в схеме данных, используются автоматически для объединения таблиц в процессе разработки многотабличных отчетов, запросов, форм, что существенно упрощает процесс их конструирования.

Связи в схеме данных могут быть установлены для любой пары таблиц с одинаковым полем, которое позволяет объединять данные таблицы.

Схемы данных отображаются в области навигации в окне БД лишь в проектах Access, которые работают с базами данных сервера. Чтобы отобразить схему данных в БД Access используют команду Схема данных , размещенную в группе Отношения на вкладке Работа с базами данных .

Пример 1

Рассмотрим модель данных предметной области «Поставка товаров» (рисунок 1). Схема данных Access, построенная для данной модели данных, представлена на рисунке 2.

На данной схеме в виде прямоугольников отображаются таблицы базы данных с перечнем их полей, а связи отображают поля, по которым осуществляется взаимосвязь таблиц. Названия ключевых полей выделены для наглядности и располагаются в верхней части полного перечня полей каждой таблицы.

Особенности схемы данных

Реляционная база данных, которая создана соответственно проекту канонической модели данных рассматриваемой предметной области, включает только нормализованные таблицы, связанные отношениями «один-ко-многим». В подобной базе данных отсутствуют описательные данные, которые дублируются, обеспечивается их однократный ввод, поддерживается целостность данных с помощью средств системы.

С помощью связей между таблицами выполняется объединение данных разных таблиц, которое необходимо для решения многих задач введения, корректировки и просмотра данных, получения сведений по запросам и выведения отчетов. Связи таблиц устанавливаются соответственно проекту логической структуры рассматриваемой базы данных (рисунок 2) и отображаются на схеме данных Access.

Схема данных, кроме выполнения роли средства графического отображения логической структуры базы данных, активно используется в процессе обработки данных. С помощью связей, которые установлены в схеме данных, разработчик освобождается от необходимости каждый раз сообщать системе о наличии какой-либо связи. Один раз указав связи в схеме данных, они будут автоматически использоваться системой. Создание схемы данных предоставляет возможность упростить конструирование многотабличных отчетов, запросов, форм, а также обеспечивает поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке и внесении данных в таблицы.

Схема данных позволяет:

1. Установить связи между записями в таблицах.

2. Отобразить их графически на экране монитора и/или вывести на печать.

3. Обеспечить защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.

4. Автоматически использовать эти связи при построении

· запросов к БД;

· составных (подчиненных) форм;

· отчетов.

5. Обеспечить целостность данных.

В Microsoft Access можно установить три типа связей:

· “один-к-одному”;

· “один-ко-многим”;

· “не определено”.

Последний тип связи соответствует связи типа “многие-ко-многим”.

В связи “один-к-одному” одной строке первой таблицы соответствует только одна строка во второй. Эта связь используется для разделения таблиц, имеющих большое количество полей, или для отделения части таблицы, содержащей важные или секретные данные, доступ к которым разрешен ограниченному кругу лиц.

В связи “один-ко-многим” каждой строке первой таблицы (главной ) могут соответствовать несколько строк во второй (подчиненной ), а строка в подчиненной таблице не может иметь более одной соответствующей ей строки в главной. В главной таблице связываемое поле должно быть ключевым уникальным , а в подчиненной таблице – любым. Связь “один-ко-многим” используется наиболее часто.

Связь “один-ко-многим” возникает, если:

· связываемое поле подчиненной таблицы является неключевым

· связываемые поля подчиненной таблицы образуют составной ключ и количество ключевых полей в ней больше, чем в главной.

Поля связи подчиненной таблицы образуют внешний ключ .

Предполагая, что таблица соответствует информационному объекту предметной области (ПО), можно считать, что схема БД является отображением в Microsoft Access семантической модели ПО . При условии, что таблицы в схеме расположены по уровням иерархии, схема БД является отображением в Microsoft Access канонической формы ИЛМ ПО .

Связи между таблицами в Microsoft Access можно устанавливать непосредственно при проектировании запросов. В схеме БД устанавливаются не все теоретически возможные связи между таблицами, а только те, которые реально используются проектировщиком БД при построении составных экранных форм, а также для обеспечения целостности данных.

Наличие схемы данных обязательно для проверки ссылочной целостности, построения составных форм и ввода данных в связанные таблицы. Схема данных позволяет объединить отдельные реляционные таблицы, полученные на этапе информационного анализа из первичного документа, в единое целое – информационное отображение исходного документа посредством входных форм СУБД Access.

Примечания

1. СУБД Access позволяет включать в схему данных не только таблицы, но и запросы. Это позволяет отображать результаты запросов в виде формы на экране и/или вывести ее на печать.

2. В схеме данных можно установить связи между таблицами не только для обеспечения целостности данных, но и для автоматического объединения таблиц в запросах при их проектировании. Обычно это не делается, т.к. усложняется схема данных, а связать таблицы очень просто непосредственно в запросах.

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Экономики и финансов

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального.. кафедра информатики..

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Нач.года сдано ние
────────────────────────────&

Нач.года сдано ние
ТНП 10000 шт. 8500 шт. –1500 шт. Ширпотреба 21100 шт. 21100 шт. 0 шт.

От нач. года отгружено

От нач. года отгружено
Заказчик: АО "Пассаж" г. С.-Петербург Договор: 21-04 Термос 15000 шт. 14500 шт. 500 шт.

От нач. года отгружено ние
15-04 Термос 35000 шт. 35000 шт. 0 шт. Мясорубка 40000 шт. 35000 шт. 5000 шт.

От начала года отгружено
15-04 АО “ЦУМ” 40000 шт. 35000шт. 5000 шт. г. Москва 21-04 АО “Пассаж” 20000 шт.

Заказчик № договора № ТТН Дата отгрузки Сумма отгрузки
АО "ЦУМ" 15-97 162 31.05.04 250000 р. г. Москва 234 28.06.04 300000 р.

Счета поручен
АО "ЦУМ" 15-04 162 31.05.04 250000 р. 200000 р. 50000 р. г. Москва 234

Счета поручению
15-04 162 31.05.04 2500000 р. 200000 р. 50000 р. 234 28.06.04 3000000 р. 300000 р. 0 р.

Поручению
АО "ЦУМ" 15-04 550000 р. 500000 р. 50000 р. г. Москва 16-04 100000 р. 100000 р.

Поручения
100 31.05.04 2500000 р. 110 01.08.04 500000 р.

Заказчик № дог. № ТТН Дата Отгружено Сумма
отгрузки отгрузки АО “ЦУМ” 15-04 162 31.05.04 1000 шт. 9000 р. г. Москва 234 28

Отгружено оплачено
А/О “ЦУМ” 200 31.03. 05 Мясорубка 90000 р. 72000 р. 18000 р. г. Москва 250 25.04. 05 Термо

Отгружено оплачено
200 31.03. 04 Мясорубка 90000 р. 72000 р. 18000 р. 250 25.04. 04 Термос 40000 р. 32000 р.

Отгружено оплачено
АО “ЦУМ”

Отгружено оплачено
200 31.03.05 Мясорубка 90000 р. 72000 р. 18000 р. 250 25.04.05 Термос 40000 р. 32000 р. 80

Месяц План оплаты Факт оплаты
Январь 2124000 р. Февраль 5600000 р. 624000 р. Март 5624000 р. 5600000 р.

Кон. месяца
Склад ТНП Мясорубка 4000000 р. 3600000 р. 400000 р. Термос 10000000 р. 10000000 р. 0 р.

Кон. месяца
Мясорубка 4000000 р. 3600000 р. 400000 р. Термос 10000000 р. 10000000 р. 0 р.

Арм товароведа (арм-т)
Деятельность товароведа универмага связана с управлением товародвижением. Типовые управленческие функции товароведа: 1) Ведение нормативно-справочной базы для управления торговой деятельно

Расчет размера заказа
Планирование заказов товаров осуществляется с учетом поддержки необходимого уровня запасов товаров на складе. Для каждого товара устанавливается фиксированный нижний предел запаса (точка заказа). Е

АРМ менеджера ресторана
Типовые функции управления, выполняемые менеджером ресторана: 1) Ведение нормативно-справочной базы для управления рестораном. 2) Расчеты с персоналом. 3) Анализ деятельн

Список врачей поликлиники на ХХ.ХХ.ХХ
№ п/п Специализация Табельный номер врача Фамилия Имя Отчество врача Дата поступления Стоимость посещения

Сведения о выдаче номеров к врачам за ХХ.ХХ.ХХ
Специализация врача Фамилия врача Всего номеров по плану Всего выдано номеров Количество вакансий

Арм врача
Типовые функции управления, выполняемые врачом поликлиники: 1) Обслуживание пациентов. 2) Запросный режим (определяется самостоятельно). Комплекс задач «Обслуживание п

Постановка задачи
4.2.1. Составление плана работ по созданию информационных технологий приложений Создание и внедрение информационных технологий требуют координации действий различных

Определение базы данных
База данных (БД) - это совокупность взаимосвязанных данных, организованных на внешних носителях информации средствами СУБД и используемых одним или несколькими прилож

Архитектура базы данных
Под архитектурой базы данных понимается многоуровневое описание предметной области. Большинство баз данных имеет архитектуру ANSI/SPARC, предложенную Исследовательской группой ANSI/SPARC Study grou

Концептуальный уровень
На концептуальном уровне производится представление всего содержимого базы данных. Например, оно может содержать данные о заказчиках, договорах на поставку товаров, о поставляемых товарах, о

Этапы проектирования базы данных
Процесс проектирования базы данных состоит из трех этапов (рис. 4.2): · концептуальное проектирование базы данных; · логическое проектирование базы данных; · физичес

Информационно-логическая модель предметной области
Одним из способов логического проектирования базы данных является построение информационно-логической модели предметной области (ИЛМ ПО). ИЛМ обеспечивает интегрированное, не зависящее от средств р

Алгоритм построения информационно-логической модели предметной области
1. Добавить коды объектов в те таблицы, в которых они отсутствуют. 2. Определить сущности ПО. 3. Выделить в отдельные отношения сущности, отображающие справочные данные в документ

Сруктурные связи ИО
Отношение двух ИО отражает объективную и устойчивую во времени связь сущностей. Количественное соответствие экземпляров ИО может быть одно-однозначного (1:1), одно-многозначного (1:M), много

Каноническая форма ИЛМ ПО
Каноническая форма ИЛМ предназначена для формализованного перехода к логической структуре БД. ИЛМ ПО представлена в канонической форме при выполнении следующих условий. 1. Все ИО описывают

Входная информация
Ниже приводится информационная схема задачи, в которой показаны документы, являющиеся источниками информации для ее решения. Входные документы Задача

Ограничения предметной области
Для выявления функциональных зависимостей и построения на их основе ИЛМ ПО достаточно знать только логические ограничения. В рассматриваемом примере они таковы: 1) готовое изделие хранится

Формы справочных документов
Таблица 4.7 Справочник “ГОТОВАЯ ПРОДУКЦИЯ” Код изделия Наименование изделия Ед. измерения Нормативный запас

Определение типа связей
Каждая из введенных связей характеризуется групповым отношением экземпляров объектов типа 1:М (один – ко – многим). Ниже приводится обоснование этого утверждения. П

Канонический вид ИЛМ
Правила представления ИЛМ в каноническом виде кратко изложены в п. 4.3.1.7. Там же приведен пример использования неформального способа упорядочения ИнО по уровням иерархии. Хотя в рассматриваемом п

Организационная форма базы данных
Различают одно- и многопользовательские базы данных централизованного или распределенного хранения по узлам сети. Однопользовательские базы данных размещаю

Структура базы данных
Логическая структура базы данных соответствует структуре данных ИЛМ, реализуется средствами структур данных выбранного программного обеспечения (СУБД, электронные таблицы). Структура базы данных до

Администрирование базы данных
Для баз данных колективного пользования или хранимых на сетевом диске выполняется администрирование: создаются учетные записи групп и пользователей, определяются пароли учетных записей (рис. 4.15).

Система документов и документооборот
В предметной области все информационные сообщения, используемые в приложении, рассматриваются как документы ручного или машинного заполнения. Для ввода информации первичных документов в базу данных

Обобщенный алгоритм
Обобщенный алгоритм обработки данных приложений представляется в виде технологических процессов обработки информации (табл. 4.17). Таблица 4.17. Описание технологического процесса обработк

Определение комплекса таблиц СУБД Microsoft Access
Таблицы СУБД Microsoft Access строятся на основе нормализованных отношений, получаемых в соответствии с алгоритмом построения семантической модели ПО, т.е. каждому отношению должна соответствовать

Описание полей
При назначении имен полей таблиц рекомендуется руководствоваться следующими правилами. 1. Имена полей назначать одинаковыми с сокращенными именами реквизитов (или атрибутов отношений).

Значение Описание
Нет Поле не индексировано (по умолчанию). Да Поле индексировано. (Допускаются Допускается повторение совпадения) значений индексного поля. Да Поле индек

Ссылочная целостность
В Microsoft Access понятиям Ссылочное (целевое) отношение и Ссылающееся отношение соответствуют понятия Главная таблица и Подтаблица. Главная таблица – э

Свойства экранных форм
При проектировании экранных форм задаются следующие свойства: · порядок сортировки записей в форме; · характер использования формы: изменение, удаление, добавление записей или вво

Рекомендации по проектированию экранных форм
1. Вид формы должен быть максимально приближен к макету документа, из которого вводятся исходные данные решаемой задачи. Это означает, что поля формы должны располагаться в

Запросы
Запросы являются самым распространенным программным средством, с помощью которого реализуются алгоритмы вычислительной обработки различного вида (выборка записей, удаление, корректировка значений п

Рекомендации по проектированию запросов
В курсовой работе для каждого запроса следует: · обосновать тип запроса (выборка, добавление, изменение и т.п.); · указать состав полей результирующей таблицы запроса на выборку и

Ведение нормативно-справочной информации
Ведение нормативно-справочной информации подразумевает: · Начальную загрузку таблиц базы данных. · Формирование сводных нормативов. · Корректировку нормативно-справочной

Интерфейс конечного пользователя
Интерфейса конечного пользователя может представляться с помощью: · Команд в составе главного или контекстного меню. · Панели инструментов. · Экранной формы кнопочного ти

1.1.Защита курсовой работы производится после полного завершения машинной части курсовой работы, составления отчета по курсовой работе и проверки ее преподавателем, осуществляющим руководство выпол

Курсовое проектирование в среде ms access
Учебное пособие Редактор С.А. Кабедева Лицензия ЛР N 020412 от 12.02.97 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Подп

Курсовая работа
Предметная область: Отдел сбыта готовой продукции Задача: Проверка обеспеченности плана отгрузки заданного изделия пл

Общие требования, предъявляемые к курсовой работе
Защита курсовой работы производится после полного завершения машинной части курсовой работы, составления отчета по курсовой работе и проверки ее преподавателем, осуществляющим руководство выполнени

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
Сущность – отдельная таблица базы данных.
Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete - «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

Перейти во вкладку «Создание».
Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» - типы данных для соответствующих значений.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

Перейдите во вкладку «Создание».
Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
Добавьте необходимый уровень группировки.
Выберите тип сортировки каждого из полей.
Настройте вид макета для отчета.